Le processus Achats, fourni en standard dans la solution ERP OFBiz-Néogia, est divisé en deux phases fonctionnelles. La première phase constitue la création et validation des commandes d’achat. La seconde correspond à la réception des marchandises commandées.

Création et validation des commandes d’achat

Les commandes d’achat sont créées par fournisseur.

Pour chaque fournisseur, une série de paramètres peut être définie afin de rendre la commande plus flexible :

les accords de vente en précisant la devise ;
les produits, avec le dernier prix de vente, la quantité minimale à commander, le délai de livraison ... ;
l’adresse de facturation ;

Par ailleurs, les informations de livraison sont définies par rapport au centre de profit associé à chaque commande.

Il est également possible d’ajouter une série d’informations complémentaires liée à la commande :

conditions d’ordre d’achat sur le paiement, les pénalités de retard, ... ;
option(s) de livraison (partielle acceptée, instructions spéciales, ...) ;
association de personne ou de groupe à la commande d’achat (acheteur, représentant, ...).

La souplesse de la solution permet à tout moment de la création de la commande, de modifier chaque paramètre.

Ce processus complet de création de commande d’achat est couplé à un processus rapide de commande d’achat. Ce processus de commande rapide (Quick Order) permet la création d’une commande d’achat de façon extrêmement rapide. Pour cela, le processus reprend les paramètres par défaut afin d’accélérer le processus Achats. A tout moment de la création de la commande rapide, il est possible de basculer du mode rapide au mode détaillé.

La création des commandes d’achat est fortement intégrée au processus de ré-approvisionnement. En effet, depuis la vue de création de commande d’achat, il est possible d’ajouter rapidement les propositions d’achats qui ont été approuvées dans le module de ré-approvisionnement.

Enfin, le processus de gestion des achats est intégré à la gestion des mouvements de stock prévisionnels. Ainsi les quantités disponibles à date sont constamment mises à jour par les entrées de stock prévues.

Réception des commandes d’achat

La réception d’une commande d’achat peut se faire, soit directement à partir d’une commande, soit par fournisseur ou encore par produit.

Pour chaque ligne de commande à réceptionner, différents paramètres sont pris en compte :

emplacement de stockage ;
quantité acceptée ;
quantité refusée avec motif du refus.

Les produits refusés peuvent être stockés dans des zones dédiées aux rebuts.

Par ailleurs, pour chaque élément réceptionné, les stocks sont mis à jour, ainsi que le coût de stockage unitaire. Cette mise à jour tient compte des paramètres définis au niveau du centre de profit. De plus, l’ensemble des événements est enregistré, permettant une parfaite traçabilité du produit et un suivi comptable des mouvements de stock par le biais du composant d’intégration comptable.

L’animation ci-dessous montre le processus de passation de commande d’achat et de réception.